Produktbasierte Planung mit Microsoft Excel und Visio gestalten

Mit Microsoft Excel 2013 und Microsoft Visio 2013 Professional kann auf einfache Art und Weise PRINCE2 Produktstrukturpläne- und Produktflussdiagramme erstellt und verwaltet werden.

Die Vorgehensweise wird anhand von ausgewählten Produkten zur Ausschreibung einer Baumaßnahme demonstriert. Dabei wird nicht inhaltlich auf die einzelnen Produkte eingegangen, sondern nur die Form.
Das grundsätzliche Vorgehen zur Erstellung der Methodik wird in diesem Beitrag erläutert.

Produktstrukturplan erstellen

Im ersten Schritt werden die Produkte abgeleitet und in Excel als eingerückte Produktliste aufgeführt. Die Produkttitel können in Excel mit der Funktion “Einzug vergrößern / verkleinern” eingerückt werden.

Beispiel für den Aufbau einer eingerückten Liste in Excel:

Das Feld “Eindeutige Nummer” dient zur Kennzeichnung des Produktes, das Feld “Produkt” beinhaltet den Produkttitel und die Spalte “Produktgruppe” kennzeichnet eine Produktgruppe. Das Feld hilft bei der Gestaltung des Produktflussdiagramms zwischen den Produkten und den Produktgruppen-Elementen zu unterscheiden.
Unter der Produktgruppe ist eine Zusammenfassung bzw. Gruppierung von mehreren einzelnen Produkten zu verstehen. Diese werden im Produktflussdiagramm nicht verwendet.

Produktflussdiagramm entwerfen

In Verbindung mit der Datengrafik lassen sich die in Excel angelegten Produkte einfach als Produktflussdiagramm anordnen. Dabei werden die Produkttitel aus der Excelliste übernommen. Das hat nebenbei den Vorteil, dass man den Produkttitel und die eindeutige Nummer als Kennzeichnung nur an einer Stelle pflegen muss.

Zu beachten ist, dass die Nutzung der Datengrafik erst ab Microsoft Visio Professional 2007 oder höher möglich ist.

Im ersten Schritt verknüpfen Sie die Exceldatei mit Visio. Erstellen Sie dafür eine leere Visiozeichnung. Wählen Sie im Menü “Daten” den Punkt “Daten mit Shapes verknüpfen” aus:

Wählen Sie anschließend über den Assistenten die Exceldatei mit dem Produktstukturplan aus und legen Sie als eindeutigen Bezeichner die “eindeutige Nummer” fest.

Die Exceldatei wird dann als “Externe Daten” in Visio angezeigt:

Ein neues verknüpftes Shape können Sie jetzt einfach durch das Ziehen einer Zeile auf die Seite erzeugen. Das Shape wird wie folgt auf der Seite dargestellt:

Über die Funktion Datengrafik anpassen (siehe Screenshot) kann man das Layout des Produktes anpassen:

Wählen Sie im Dialog “Datengrafik bearbeiten” für die horizontale Standardposition “Zentriert” aus. Anschließend wählen Sie das gewünschte Feld aus und klicken Sie auf “Element bearbeiten”. Im Dialog “Element bearbeiten” haben sich die Formatvorlage “Überschrift 3” für den Produkttitel und für die eindeutige Nummer die Formatvorlage “Überschrift 2” bewährt. Das Shape wird nach der Übernahme der Änderungen wie folgt dargestellt:

Jetzt braucht man nur noch das zuvor erstellte Shape duplizieren und mit einer weiteren Zeile aus der Excelverknüpfung Drag&Drop verbinden. Die Abhängigkeit kann man mit Pfeilen darstellen. Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus:

Sollte ein Änderungsbedarf beim Produkttitel festgestellt werden, braucht nach der Änderung in Excel jetzt nur noch die Aktualisierungsfunktion aufgerufen werden (siehe Screenshot):